Dokumentumkezelő rendszer
Könnyen felfedezhető
Gyorsabban kereshető
Biztonságosabban megosztható
Hogyan működik a Dokumentumkezelő rendszer?
1. lépés
Dokumentum-bevitel
A felhasználó manuálisan feltölti a dokumentumokat a rendszerbe. Alternatívaként a rendszer automatikusan megtalálja a dokumentumokat e-mailből és/vagy más platformokról.
2. lépés
Intelligens elemzés mesterséges intelligenciával
A rendszer elemzi a dokumentumot, kiválasztja a dokumentum számára legmegfelelőbb kategóriát, és azonosítja a dokumentumon belüli szövegeket, hogy azok később a felhasználók számára kereshetővé váljanak.
3. lépés
Hozzáférésre készen
A dokumentumok könnyen megtalálhatóvá, kereshetővé, megtekinthetővé és megoszthatóvá válnak a rendszeren keresztül.
Jelenlegi problémák
A több száz vagy több ezer dokumentummal dolgozó intézmények, mint például az ügyvédi irodák, a következő problémákba ütköznek, ha nem használnak dokumentumkezelő rendszert:
Különböző rendszerekben elhelyezett dokumentumok
Mivel minden alkalmazott a saját számítógépén tárolja a dokumentumokat, nehéz hozzáférni a kívánt dokumentumokhoz, amikor szükség van rájuk.
Képtelenség megtalálni a kívánt információt hosszú dokumentumokban
A hosszú dokumentumokon belüli információk megtalálása oldalankénti olvasást igényel. Az olvasó legtöbbször lemarad a keresett információról.
Ugyanazon dokumentum különböző verzióinak összekeveredése
Ha különböző emberek dolgoznak ugyanazon a dokumentumon, nehéz megtalálni a dokumentum aktuális verzióját.
Nehéz együttműködés
A megosztás és az együttműködés nehéz, és nem lehet jegyzeteket készíteni.
Megoldás
Egyetlen központ
Minden dokumentumot egy helyen gyűjt össze, megakadályozva a veszteséget.
Gyors hozzáférés
Gyors keresést és hozzáférést tesz lehetővé.
Verziókezelés
Garantálja a legújabb dokumentumot. A dokumentumon végzett minden változtatást rögzít, és a dokumentum régebbi verziói könnyen visszaállíthatók.
Egyszerű együttműködés
Megosztás és hozzászólások hozzáadása révén megkönnyíti az együttműködést.
Fő funkciók
- Egyetlen platform: Minden vállalati dokumentum rendezetten és biztonságosan egyetlen digitális platformon tárolódik.
- Fejlett keresés: Gyors keresések végezhetők a dokumentum tartalma és információi alapján.
- Dokumentumverziók: A dokumentumon végzett minden változtatás rögzítésre kerül, és a korábbi verziók könnyen visszaállíthatók.
- Dokumentummegosztás: A dokumentumok biztonságosan megoszthatók a szervezeten belüli vagy azon kívüli személyekkel.
- Jegyzetek és hozzászólások hozzáadása: Az ugyanazon a dokumentumon dolgozó személyek magyarázatokat és jegyzeteket adhatnak közvetlenül a dokumentumon belül, hogy a folyamatot praktikusabban és egyetlen platformról kezeljék.